Recomendaciones Generales para una Implementación Exitosa del Software de Aipem Group
Recomendaciones para una Implementación Exitosa
Editoriales07-03-2025
Suelo decir a mis clientes que implementar un sistema en una empresa es como cambiar la turbina de un avión en pleno vuelo. La experiencia me enseñó que no exagero.
La definición formal de Sistema dice: “Un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan en conjunto para alcanzar un objetivo común, siguiendo ciertas reglas o principios y
con una estructura definida”.
Lo primero que debemos entender es que al implementar un software estamos también implementando un sistema que va a estar compuesto por los elementos software,
infraestructura informática (hardware, comunicaciones, etc.) y personas.
Generalmente, se pone todo el énfasis en el software y la infraestructura, pero se dejan de lado los aspectos humanos, que son los más difíciles de gestionar y los que a la larga van a
definir el éxito del proyecto.
En Aipem Group, después de 30 años implementando nuestro sistema, mayormente en empresas de seguridad, hemos aprendido que hay aspectos que sí son tenidos en cuenta
pueden hacer posible cambiar esa turbina en pleno vuelo sin estrellarnos.
Por eso, a continuación, me atrevo a dar 11 simples consejos relacionados con las personas:
1. Comprender los objetivos del software
Antes de comenzar la implementación, asegúrate de que todos en tu equipo comprendan claramente los beneficios y objetivos de nuestro sistema. Nuestro software está diseñado para mejorar la gestión de Recursos Humanos, Operaciones y Administración, optimizando procesos y aumentando la eficiencia.
2. Participación activa de los usuarios clave
Involucra a los usuarios clave desde el principio. Ellos son quienes mejor conocen los procesos internos y pueden proporcionar valiosa información para personalizar el software
de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.
3. Designar un líder de proyecto interno
Es fundamental contar con un líder de proyecto dentro de la organización que sirva como enlace entre tu empresa y nuestro equipo de implementación. Este líder debe tener un
conocimiento sólido de los procesos internos y autoridad para tomar decisiones durante la implementación.
4. Asistir a las capacitaciones
Aprovecha los recursos de formación disponibles para facilitar la adopción del software:
● Plataforma de eLearning: Ofrece cursos en línea para todos los módulos del sistema, permitiendo una capacitación a tu ritmo y un refuerzo constante de
conocimientos clave.
● Base de Conocimiento: Incluye artículos detallados sobre todas las funciones del sistema, con ejemplos y guías paso a paso.
● Consultoría Online con Nuestros Técnicos: Puedes solicitar sesiones de asesoría personalizada con nuestros especialistas para resolver cualquier consulta técnica durante la implementación.
5. Designar un Administrador del Sistema
Es necesario designar a un administrador del sistema dentro de tu equipo. Este rol es clave para gestionar tareas como:
● Alta de nuevos usuarios y asignación de perfiles adecuados.
● Mantenimiento de backups regulares para proteger la información.
● Gestión de actualizaciones y mantenimiento del sistema.
Este administrador debe estar capacitado y contar con acceso a los recursos de soporte técnico y formación continua.
6. Revisar y ajustar los procesos internos
La implementación del software es una oportunidad para revisar y ajustar los procesos internos, maximizando la eficiencia operativa y asegurando que el sistema se adapte a las
necesidades de la organización.
7. Planificación y asignación de tareas
Al planificar la implementación, ten en cuenta que el equipo deberá continuar con las tareas operativas habituales además de las relacionadas con el proyecto. Asegura una adecuada
distribución de recursos y tiempo para evitar sobrecargas y garantizar el cumplimiento de ambas responsabilidades.
8. Realizar pruebas piloto
Antes del lanzamiento completo, recomendamos una prueba piloto con un grupo reducido de usuarios para identificar posibles ajustes y asegurar un funcionamiento óptimo en el
entorno real.
9. Definir métricas de éxito
Establece métricas claras para medir el éxito de la implementación, como la reducción de tiempos operativos, la mejora en la precisión de la gestión de nóminas, o el aumento en la
satisfacción del usuario interno. Esto permitirá evaluar de manera objetiva el impacto del software en tu organización.
10. Promover una cultura de adopción tecnológica
Fomenta una actitud positiva hacia el cambio y la adopción del software en toda la organización. Esto facilitará la aceptación del sistema por parte de los usuarios y contribuirá a una implementación más fluida.
11. Monitoreo y seguimiento continuo
Incluso después de la implementación inicial, es fundamental monitorear el uso del software para detectar áreas de mejora y oportunidades de optimización. Nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte con ajustes, actualizaciones y soporte adicional en cualquier momento.
Con estas recomendaciones, buscamos asegurar una implementación eficiente y exitosa, garantizando que el software aporte el máximo valor a tu organización.
Si quieres conocer más sobre cómo mejorar la gestión en tu empresa de seguridad con tecnología, contáctanos